Tanggung Jawab dari Admin Sales
Apakah kamu sudah paham tentang admin sales adalah pekerjaan yang seperti apa? Jika sudah, sekarang kamu harus tahu tanggung jawab yang harus dilakukan oleh seorang admin sales. Berikut penjelasannya.
Sebagai seorang Inspektur
Peran penting supervisor adalah menegakkan disiplin di perusahaan. Maka pekerjaan supervisor termasuk memeriksa kemajuan pekerjaan, mencatat kinerja secara berkala, dan melaporkan penyimpangan jika ada. Supervisor juga dapat menetapkan aturan yang harus diikuti oleh pekerja selama bekerja.
Memperbarui Database Pelanggan
Jika sudah selesai, sales admin akan memasukkan atau memperbarui informasi pelanggan dalam database. Tujuannya adalah untuk memastikan data pelanggan tetap akurat dan terkini.
Tanggung Jawab Supervisor
Supervisor bekerja pada tugas sehari-hari untuk memajukan keterampilan karyawan dan memposisikan departemen agar bisa lebih sukses. Supervisor memahami tugas karyawan yang bekerja, jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan, hingga dampak kinerja terhadap organisasi.
Tanggung jawab supervisor sering kali meliputi:
Perbedaan Supervisor dan Manajer
Perbedaan utama antara manajer dan supervisor adalah pada tingkat wewenang, tanggung jawab, tujuan, dan gaji mereka. Biasanya, manajer adalah pemimpin dengan tingkat yang lebih tinggi dan dibayar lebih tinggi dalam sebuah perusahaan yang bertanggung jawab atas perencanaan strategis, penetapan tujuan, dan manajemen tim. Sementara supervisor lebih dekat dengan tugas sehari-hari tim untuk memastikan tujuan manajer tercapai.
Meskipun istilah manajer dan supervisor seringkali digunakan dalam satu istilah yang sama, perannya bisa berbeda tergantung pada perusahaan tersebut. Umumnya, seorang supervisor melapor kepada manajer, mengawasi kinerja di lapangan, dan mengoperasikan tim atau departemen untuk mengarahkan pada target perusahaan.
Misalnya, perusahaan percetakan mungkin memiliki manajer yang mengawasi semua karyawan di kantor. Kemudian setiap departemen memiliki supervisor masing-masing untuk mengawasi sebuah tim tertentu.
Manajer dan supervisor memiliki tujuan yang berbeda. Tujuan supervisor berfokus pada internal, artinya mereka berkoordinasi dengan karyawan untuk memastikan mereka menyelesaikan tugas mereka saat ini. Sementara tujuan seorang manajer memiliki fokus eksternal karena bertanggung jawab atas kinerja perusahaan di luar satu departemen. Fokus eksternal memungkinkan mereka untuk memahami kemajuan departemen saja tanpa melihat bagaimana proses penyelesaian tugas.
Nah, itu tadi pengertian rinci seputar supervisor, tugas, skill, hingga perbedaannya dengan manajer. Dari informasi di atas, dapat diketahui bahwa sebetulnya tugas seorang supervisor memang cukup banyak. Sebab harus menangani tidak hanya kinerja pekerja dalam tim, tetapi juga menangani komplain dan kepuasan pelanggan.
Mengurusi Pelanggan
Tanggung jawab kedua yang harus dilakukan oleh seorang admin sales adalah mengurusi hal yang berkaitan dengan pelanggan. Jadi, admin sales bertanggung jawab atas pertanyaan dan menjawab permintaan dari pelanggan melalui media apapun, baik dari panggilan atau bertemu secara langsung.
Selain itu, admin sales bertanggung jawab untuk memperbarui status terkini pelanggan, seperti apakah mereka jadi membeli produk, pembayaran mau dilakukan lewat apa, mau pesan berapa produk, dan lain sebagainya. Tanggung jawab atau tugas dari admin sales ini secara tidak langsung dapat menimbulkan hubungan baik kepada pelanggan, sehingga dapat menciptakan customer experience yang baik.
Report atau laporan merupakan hal yang harus dikerjakan oleh setiap para pekerja, terutama admin sales. Jadi, tanggung jawab selanjutnya dari admin sales adalah membuat laporan dari hasil penjualan yang sudah memenuhi target. Tujuan dari laporan yang dibuat oleh admin sales adalah sebagai arsip yang nantinya akan dibutuhkan oleh divisi lain dalam sebuah bisnis untuk memantau hasil penjualan yang telah dicapai.
Secara umum, laporan yang dibuat oleh admin sales adalah laporan yang berkelanjutan, seperti laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Dengan begitu, grafik penjualan nantinya akan terlihat.
Tahapan Cara Kerja Sales Admin
Dari berbagai tugas sales admin yang sudah disebutkan tadi, sebenarnya mungkin kamu sudah bisa tahu seperti apa cara kerja mereka. Terdapat beberapa tahapan sistem kerja seorang administrator sales yang bisa disebutkan.
Cara kerja sales admin yang menjadi pendukung sistem penjualan di suatu bisnis adalah:
Pemrosesan Pesanan
Perencanaan dan Pengorganisasian
Peran dasar Supervisor adalah merencanakan jadwal kerja harian para pekerja dengan membimbing mereka tentang pekerjaan mereka dan juga membagi pekerjaan sesuai dengan minat, bakat, keterampilan pekerja.
Mengelola Alur Kerja
Salah satu tanggung jawab supervisor yang paling penting adalah mengelola tim. Seringkali, supervisor membuat dan mengawasi alur kerja tim, atau tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Supervisor harus mendefinisikan tujuan, mengkomunikasikan tujuan dan memantau kinerja tim.
